Gérer le déploiement de plusieurs projets dans le cadre d’une transformation organisationnelle
La Direction d'une entreprise active dans le secteur des sciences de l'environnement avait fait appel à nos services pour réaliser un audit organisationnel. Cette société avait connu une croissance rapide au cours des dernières années et sa manière de fonctionner n'était désormais plus adaptée. L'analyse réalisée par notre équipe, principalement orientée sur l'organisation et la gestion des RH, avait permis de mettre en évidence les principaux dysfonctionnements à résoudre. Nous avons formulé des recommandations pour améliorer la situation et les avons déclinées en un plan d'action concret. Les lignes qui suivent concernent la deuxième mission qui nous a été confiée, à savoir, la mise en œuvre du plan d'action.
Les audits menés par notre équipe incluent quasiment toujours des recommandations et, parfois (à la demande des clients), un plan d'action qui permet de se projeter dans la suite. Nous mettons un point d'honneur à ce que ceux-ci soient adaptés à la réalité de nos clients et réalisables dans un délai raisonnable. Il n'en demeure pas moins que, lorsque le chantier s'annonce trop important ou complexe (comme c'est le cas dans la mission décrite ici), les ressources en internes ne suffisent pas pour réaliser l'ensemble des projets. Dans ce cas, si le contexte nous le permet, notre équipe peut se charger de déployer le plan d'action de manière opérationnelle.
En l'occurrence, le plan d'action que nous avions présenté à notre client à l'issu de l'audit impliquait la réalisation de plusieurs projets en parallèle. Le travail était conséquent et serait difficilement réalisable avec les ressources actuelles de l'entreprise. Notre client nous a donc mandaté pour la gestion et le déploiement de ces projets.
Au total, ce sont plus de 20 projets qui devaient être délivrés dans un délai de 18 mois. La plupart concernaient les aspects organisationnels et RH mais certains touchaient aussi à la stratégie d’entreprise et aux systèmes d’information notamment.
À titre d’exemple, voici quelques projets que nous avons réalisé dans le cadre de cette mission :
Certains projets étaient relativement faciles à mettre en œuvre alors que d’autres étaient plus complexes. Quant à leur durée de réalisation, elle variait également, allant de quelques jours à plusieurs mois. Puis, il y avait l’aspect d’interdépendance entre projets à prendre en compte. En résumé, des compétences en gestion de projets complexes étaient essentielles pour mettre en œuvre le plan d’action.
Nous avons commencé par structurer notre intervention : nous avons choisi de procéder en 3 rounds. Chaque round s’étendait sur une période de 5 à 7 mois. En fonction des priorités (évaluées en amont et validées avec la Direction), des éventuelles interdépendances entre projets et des ressources nécessaires à leur réalisation, nous avons défini dans quel round réaliser chacun des projets. Nous avons ensuite constitué des équipes dédiées, en fonction des besoins en temps et en compétences.
Pour faciliter la gestion globale de la mission, suivre l’évolution des projets et faciliter la collaboration au sein de nos équipes, nous avons utilisé un outil de gestion de projet. Avoir rapidement accès aux informations sur l’avancement de la mission nous permettait aussi de pouvoir garder notre client informé régulièrement tout au long des 18 mois. Certain·e·s de nos expert·e·s ont aussi parfois travaillé sur le terrain, permettant ainsi de créer une proximité avec les équipes au sein de l’entreprise de notre client.
Nous nous sommes également chargés de gérer et réaliser des actions de gestion du changement, ce qui incluait notamment la création et le déploiement d’un plan de communication visant à informer les personnes concernées par les projets en cours.
La connaissance du contexte dans lequel se trouvait notre client, notre expertise en gestion de projets et les compétences opérationnelles de notre équipe pluridisciplinaire nous ont permis de déployer l’ensemble du plan d’action, sans que cela n’entrave l’activité de l’entreprise de notre client.
À l’issu des 18 mois de collaboration, nous avions donc rempli notre mission avec succès. Cette entreprise allait désormais fonctionner de manière plus optimale.
