Analyser la gestion des ressources humaines et l'organisation d'un cabinet médical pour comprendre les sources de tensions au sein de l'équipe.
Au départ, la gestion informelle au sein des cabinets, qu’ils soient médicaux, juridiques ou d’autres types de services, peut suffire à maintenir un équilibre, surtout lorsque l’effectif reste réduit et les activités relativement simples. Mais, à mesure que l’entreprise se développe, ce mode de gestion atteint rapidement des limites. L’augmentation du nombre de collaborateurs et collaboratrices et la diversification des activités introduisent de nouvelles complexités qui échappent souvent à ce mode de gestion.
Les changements peuvent entraîner des défis importants, notamment en matière de gestion du personnel et d’organisation. Dans de nombreux cas, ce sont les professionnels du métier (médecins, avocats ou autres experts) qui se trouvent à la tête du cabinet, à gérer non seulement les aspects techniques de leur activité, mais également les enjeux administratifs, financiers et opérationnels, et il n’est pas toujours évident de trouver le temps pour assurer cette gestion.
Les premiers signes de faiblesses dans la gestion RH se manifestent lorsque des tensions internes et une insatisfaction grandissante apparaissent au sein des équipes. Ces symptômes deviennent particulièrement évidents dans les moments où l’intégration de nouveaux membres ou l’élargissement des activités génère des divergences.
Ce cabinet, actif depuis une dizaine d’années, et comptant aujourd’hui une trentaine de collaborateurs aux rôles variés, a vu ces premières tensions et insatisfactions apparaître lorsque l’entreprise a franchi un certain seuil. Celui où l’intégration de nouvelles personnes et l’extension des activités ont introduit une complexité nouvelle.
La gestion informelle des tâches administratives et du personnel, adaptée à une petite équipe ou à des activités relativement simples, est devenue insuffisante face à l'augmentation de l'effectif et à la diversification des activités. Tous ces signes peuvent conduire à des tensions internes et des frustrations, notamment lorsque chaque membre de l’équipe adopte ses propres méthodes de travail.
Pour mieux évaluer la situation et rétablir un équilibre, les associés de ce cabinet ont fait appel à nos expert·e·s en gestion des ressources humaines et de l’organisation. Notre mission consistait à poser un regard externe et neutre sur le fonctionnement de l’entreprise et identifier les solutions pour améliorer la situation.
En analysant la structure et les pratiques internes du cabinet, il est rapidement devenu évident que le cadre RH et organisationnel devait être renforcé. À travers une série d’entretiens et l’analyse des documents internes disponibles, un diagnostic précis a permis d’identifier les points d’amélioration centraux au niveau de la gestion RH et l’organisation. Les outils de gestion RH étaient particulièrement limités, la gestion des situations nouvelles était particulièrement complexe. En effet, le manque de règlements et de directives claires laissait place à des interprétations au cas par cas.
Sur le plan organisationnel, une clarification plus nette des rôles et responsabilités était souhaitée, ainsi qu'une meilleure définition des processus et méthodes de travail. En l'absence de procédures claires, notamment pour les tâches administratives de soutien, chaque membre de l'équipe avait tendance à accomplir le travail selon ses propres préférences et méthodes.
Ces différentes visions du travail et l'absence d'outils pour les encadrer alimentaient un climat de frustration et d'insatisfaction, compromettant ainsi la cohésion nécessaire au bon fonctionnement de l'équipe.
Dans ce type de situation, les actions à entreprendre sont nombreuses et il n'est pas toujours facile de savoir par où commencer. Cela peut même sembler décourageant, surtout lorsque les ressources et l'expertise disponibles sont limitées pour mener à bien ce type de projets.
Nous avons donc priorisé les actions et établi une feuille de route pour aider les associés à avoir une vision plus claire des différentes étapes à venir. Cela a permis d'organiser le déploiement des projets, de définir lesquels seront menés en interne et lesquels pourront être externalisés, ainsi que de déterminer leur échéancier.
La mise en place des actions se fera de manière progressive et contribuera au renforcement du cadre de travail. Ceci permettra à terme de favoriser un climat de travail plus serein et harmonieux, tout en disposant des outils nécessaires pour faciliter la gestion du personnel.
L’analyse menée par notre équipe a permis de mettre en évidence les éléments à améliorer dans la gestion des ressources humaines et organisationnelle. Les divers changements survenus ont exposé les limites d’une gestion informelle; une situation par laquelle passent de nombreuses entreprises similaires à celles de notre client.
Il est donc important d’anticiper et de faire évoluer, au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise, le cadre dans lequel travaillent les équipes. La réalisation d’un diagnostic peut vous soutenir dans ces réflexions, à travers l’identification et la priorisation des axes de travail.
