À l’ère du digital et d’une tendance pour le travail collaboratif, l’émergence des plateformes collaboratives a été très forte au cours des dernières années. Une augmentation qui répond à une demande de plus en plus importante. Dans cet article, nous nous intéressons aux avantages que procurent l’utilisation de ce type d'outils.
Ces dernières années, plusieurs facteurs ont contribué à l’essor des outils collaboratifs dans les entreprises. Notamment, le besoin de digitalisation de l’organisation pour répondre à l’évolution de l’environnement ainsi que la nécessité de disposer d’outils pour développer le travail collaboratif.
En réponse à ces nouveaux besoins, les outils collaboratifs se sont multipliés, engendrant un marché désormais hautement concurrentiel. Et, si chaque outil collaboratif a ses spécificités, tous offrent des avantages indéniables aussi bien pour les utilisateurs que pour les managers et, plus globalement, pour l’entreprise.
Selon une enquête Ipsos et OpenMindKfé de janvier 2018, 83 % des salariés expriment l’envie et le besoin de collaborer dans leur travail :
Découvrons dans les paragraphes suivants les avantages concrets que représente la mise en place d’un outil collaboratif.
Pour les équipes, la mise en place d’un outil collaboratif au sein de l’organisation est, d’une manière générale, un atout puisqu’il permet d’encourager les interactions, de simplifier le travail d’équipe, de stimuler la créativité et la collaboration.
L’outil collaboratif contribue surtout à optimiser le travail et les processus au quotidien d’un point de vue opérationnel : le fait que l’information soit centralisée, que les contenus soient mis à jour en temps réels et qu’ils soient accessibles en tout temps permet aux collaborateurs et collaboratrices de travailler de manière plus fluide. Par ailleurs, cela permet de réduire significativement la perte d’information.
En termes de technologie, la plupart des solutions permettent d’exploiter différents formats de documents directement en ligne (traitement de texte, feuille de calcul, diagramme, etc.) éliminant ainsi les problèmes de versionning ainsi que le stockage sur des serveurs physiques.
Enfin, l’utilisation d’un outil collaboratif offre la possibilité d’instaurer une vraie culture projet au sein de l’organisation : les tâches s’inscrivent dans une continuité, ce qui permet de donner plus de sens aux activités du quotidien et de valoriser l’apport de chacun·e aux projets.
La plateforme collaborative est un outil puissant pour optimiser le travail au quotidien des managers. Du point de vue de la gestion de projet : la plupart des outils collaboratifs permettent de structurer les projets en les scindant en tâches, attribuées aux collaborateurs et collaboratrices concerné·e·s. Pour le manager, il est ainsi plus rapide de lancer un projet et plus simple de suivre son évolution ainsi que de savoir qui est impliqué·e·. Par ailleurs, il est possible de créer des espaces de discussion et de réunions, sans avoir recours à un logiciel externe, ce qui facilite la communication entre plusieurs personnes.
À l’image d’un rôle de « réseau social » interne, l’outil collaboratif peut permettre de référencer l’ensemble des collaborateurs selon leur fonction, compétences et domaines d’expertise, facilitant ainsi l’intégration des compétences clés aux projets.
Précédemment, nous évoquions la centralisation de l’information comme un avantage du point de vue des équipes. Or, c’est aussi un atout de taille pour les managers qui ont facilement et rapidement accès aux contenus, améliorant ainsi le suivi et la supervision des projets.
Enfin, en termes de sécurité, les plateformes collaboratives offrent des solutions simples pour gérer les autorisations d’accès aux documents.
Au-delà des avantages liés aux activités opérationnelles et au travail quotidien, l’outil collaboratif contribue également à renforcer l’entreprise d’une manière générale. L’un de ses grands points forts est d’améliorer la communication en apportant de la transparence mais aussi en accélérant et en optimisant les interactions. Cette communication facilitée a des impacts positifs sur la vie de l’organisation : elle favorise les échanges ainsi que l’entraide entre les collaborateurs. C’est aussi une solution pour « rapprocher » les équipes qui sont physiquement délocalisées.
Un autre aspect important pour l’entreprise est que l’outil collaboratif facilite la consolidation ainsi que l’évolution des connaissances et des méthodes de travail. Et, centraliser l’information, permet de conserver et de partager plus facilement le savoir-faire.
Dans un environnement où les processus métiers se complexifient et où les outils informatiques se développent régulièrement, l’utilisation de ce type d'outil représente donc un réel atout pour les organisations afin de répondre aux défis de performance, d’efficacité, de productivité et d’économies budgétaires.
De plus, dans le cadre du recentrage massif des entreprises sur des valeurs centrées sur l’éthique ou sociétale, le travail collaboratif favorise l’esprit d’équipe et l’intra-collaboration.
En somme, les avantages sont donc nombreux, aussi bien au niveau organisationnel, technologique que managérial. Selon l’étude d’Ipsos et OpenMindKfé citée précédemment, 33 % des salariés ont observé un changement dans leur méthode de travail, avec l’apparition des plateformes de travail collaboratif, ainsi qu’une réduction des coûts (30 %), une amélioration de la qualité de vie au travail (15 %) et des pratiques de management (11 %).
Mais, la réussite de la mise en place de l’outil collaboratif dépend directement de l’adhésion des collaborateurs, de leur implication et de leur motivation. Pour les responsables, le challenge est de réussir à valoriser l’outil auprès des différents utilisateurs et de les former. Ils seront ainsi à même de l’intégrer aux activités du quotidien et de l’utiliser de manière optimale.
Comme tout changement organisationnel, la mise en place d'un outil collaboratif peut sembler complexe, ce qui empêche parfois les entreprises de franchir le pas. Or, pris en main de manière professionnelle, le déploiement peut être fait de manière fluide, sans entraver l’activité de l’organisation. Pour en savoir plus, découvrez un exemple concret à travers l’une de nos études de cas.
Ginoux, X. "Le collaboratif en entreprise, perception, enjeux et pratiques." Ipsos & OpenMindKfé. (2018). https://www.ipsos.com/sites/default/files/ct/news/documents/2018-01/ipsos_openmind_kfe_18.01.18_dossier_de_presse.pdf
Durand, J. "Le travail collaboratif : des illusions à d’éventuels possibles." In : Marché et organisations, volume 3 (2009).
"Trop d'emails internes, mauvaise coordination, manque de visibilité sur les projet... Comment y remédier ?". M&BD Consulting SA. (2021). https://www.mbdconsulting.ch/etudes-de-cas/avantages-de-l-outil-collaboratif
