Accompagner un réseau d’accueil de jour dans le développement d’une nouvelle solution informatique pour son activité.
Le réseau d’accueil de jour de plusieurs communes était confronté à une situation complexe : l’ensemble des activités administratives, tant pour la gestion que pour l’opérationnel, étaient réalisées à travers une plateforme informatique qui ne semblait plus être adaptée aux besoins réels des différents métiers.
Au fil du temps, l’insatisfaction des collaboratrices et collaborateurs était grandissante car l’outil ne leur permettait pas de travailler de manière efficiente. Par exemple :
Consciente qu’il était temps de résoudre le problème, la Direction avait l’intention de faire appel à une société spécialisée pour développer une solution sur mesure qui réponde aux besoins réels des différentes équipes. Or, avant même de pouvoir mandater une entreprise de développement informatique, il était impératif de disposer d’une idée claire des besoins des collaboratrices et collaborateurs afin de définir les fonctionnalités du futur outil.
C’est dans cette optique que nous avons été mandatés par la Direction du réseau. Notre mission était de réaliser une business analyse et de créer le cahier des charges pour le développement d’un nouvel outil métier.
En d’autres termes : nos expert·e·s ont procédé à une analyse des activités réalisées par les équipes afin de recenser les besoins vis-à-vis de la plateforme informatique. Notre objectif était de lister et expliquer les fonctionnalités nécessaires au nouvel outil afin de faciliter le processus d’appel d’offre.
La difficulté de ce type de projet est multiple. D’une part, il est fondamental d’identifier l’ensemble des besoins des utilisateurs. Cela signifie d’avoir une vision globale des activités de chacun. D’autre part, il s’agit également d’avoir suffisamment de recul pour observer les optimisations possibles de l’activité et des processus de travail grâce à un nouvel outil. Enfin, il faut les compétences nécessaires pour mettre cet élément noir sur blanc, de manière claire et formelle, dans un langage qui soit compréhensible pour les entreprises de développement informatique répondant à l’appel d’offre.
C’est pour ces différentes raisons que la Direction nous a mandaté. Notre équipe dispose de l’expérience et les compétences nécessaires à réaliser de ces différentes tâches.
Afin de réaliser cette mission, nous sommes allés sur le terrain, au contact des personnes concernées. Nous avons réalisé des workshops avec plusieurs groupes de personnes selon les différentes activités du réseau afin de récolter des informations concrètes sur leur utilisation de la plateforme, leur fonctionnement et leurs besoins. Nous avons également testé l’outil et observé des solutions similaires afin de nous faire une idée des fonctionnalités existantes et possibles.
Cette phase de recherche et d’analyse nous a permis de définir clairement différents types d’activité et d’identifier clairement les besoins métiers vis-à-vis de l’outil à développer. Dès lors nous avons pu rédiger un document clair et formel (cahier des charges) qui traduisaient les besoins métier en fonctionnalités technique. Ce document allait servir de référence pour faire un appel d’offre et guider les futurs développeurs. Nous avons présenté ce document à la Direction avant de le finaliser.
Nous avons également soutenu notre client dans le processus opérationnel d’appel d’offre. En effet, de par notre expérience auprès de nombreuses structures publiques au fil des années, notre équipe est familière avec les codes, le langage et les processus d’appel d’offre dans le milieu public. Nous avons donc défini le cadre de l’appel d’offre et tous les aspects administratifs relatifs afin de faciliter cette étape pour notre client.
Au fil des années, nous avons pu observer qu'un grand nombre de structures publiques n'optimisent par leur fonctionnement et leurs activités en utilisant des outils informatiques spécifiques. Ou encore, nous constatons que certaines disposent d'un outil mais que celui n'est pas réellement adapté. Or, si le mise en place d'une solution informatisée sur mesure a un certain coût, disposer de ce type d’outil permet d'améliorer drastiquement l'activité des utilisateurs au quotidien, favorisant ainsi un environnement de travail serein, collaboratif et plus efficient.
