Implémenter un outil collaboratif afin d’optimiser les activités quotidiennes et améliorer la collaboration entre les équipes
Les membres de la Direction d’une société comptant une centaine de collaboratrices et collaborateurs répartis dans plusieurs filiales ont sollicité le cabinet M&BD afin de les aider à faire évoluer leur organisation. Notre client rencontrait plusieurs problématiques telles que :
Des symptômes qui sont le reflet d’un dysfonctionnement de l’organisation. Grâce à des échanges avec plusieurs membres de la Direction ainsi qu’avec des collaboratrices et collaborateurs nous avons pu rapidement déterminer l’origine de ces symptômes, à savoir une utilisation non-optimale des systèmes d’information.
Comme dans beaucoup de sociétés, au fil des années, l’organisation de notre client avait accumulé différents outils informatiques et multiplié les processus afin de réaliser les activités du quotidien. Or, le fait de disposer de plusieurs outils différents, pas toujours compatibles, que chacun utilisait à sa façon, causaient les symptômes évoqués plus haut. Ces difficultés empêchaient un déroulement fluide des activités, étaient la source de tensions entre les employé·e·s qui avaient du mal à collaborer et, dans certains cas, créaient même une surcharge de travail. En réponse à la problématique du client, nous avons proposé de mettre en place un outil collaboratif.
Notre mission était donc de l'accompagner dans la sélection et l’implémentation d’un outil collaboratif qui permette d’améliorer l’activité et réduire les difficultés auxquelles faisait face l’organisation.
La première partie de notre mission consistait à récolter les informations auprès des différentes équipes afin de mieux cerner les activités effectuées, les processus en place et les besoins liés aux différents métiers. Nous voulions également disposer d’une meilleure compréhension des outils exploités au quotidien et de la manière dont ils étaient utilisés. Rapidement, nous avons constaté que, au-delà du fait que les équipes utilisaient trop d’outils différents, il n’y avait pas de stratégie claire concernant systèmes d’information et qu’il n’existait pas de réelle culture projet au sein des équipes.
Sur la base de certains critères propres aux spécificités de l’organisation, nous avons commencé par identifier différents outils collaboratifs et effectué une analyse comparative de ceux qui semblaient les plus adaptés. À l’issue de cette phase d’analyse, nous avons recommandé la solution la plus appropriée à notre client selon les résultats obtenus.
Une fois l’outil validé par les membres de la Direction, nous avons démarré une phase de test : l’outil a été implémenté au sein d’une petite équipe et utilisé dans le cadre de la gestion d’un projet spécifique. Cela nous a permis d’observer comment il était perçu, s’il correspondait aux besoins et aux attentes et surtout, de quelle manière il était intégré par les utilisateurs et utilisatrices. Cette phase de test a été concluante : l’outil était adapté, répondait aux objectifs et avaient été facilement intégré par l’équipe. Dès lors, nous avons procédé à l’implémentation dans l’ensemble de l’organisation.
Au-delà des aspects techniques liés à la mise en place, nous devions également nous assurer que la nouvelle solution soit rapidement prise en main et adoptée par l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs. Cela nécessitait d’une part de les préparer au changement et les sensibiliser à la valeur ajoutée de ce nouvel outil mais aussi de les former et mettre à leur disposition un guide des bonnes et mauvaises pratiques. Il était essentiel de réussir à mettre en valeur ce nouvel outil afin que celui-ci soit perçu de manière positive, rapidement intégré et adopté.
Notre intervention avait également pour objectif de faire monter les équipes en compétence en instaurant une « culture projet ». En effet, ce nouvel outil offrait aux équipes l’opportunité de travailler différemment en donnant plus de sens aux activités du quotidien. Un aspect qui allait avoir des répercussions positives sur la motivation des employé·e·s et, par ricochet, sur la performance des équipes.
Concrètement, un outil collaboratif permet de centraliser l’information, d’optimiser la communication entre les équipes et de disposer d’une meilleure visibilité sur les tâches réalisées. C’est donc un atout pour mener les activités du quotidien, améliorer la collaboration et gérer des projets.
Les avantages de l’outil collaboratif ne sont toutefois concrets que si l’adoption est effective, autrement dit lorsqu’il est utilisé par toutes les personnes et de la bonne manière. Cela requiert, entre autres, de définir et documenter les directives d’utilisation puis de guider les utilisatrices et utilisateurs dans le changement grâce notamment à la formation et la communication.
