Effectuer un diagnostic permettant d’identifier les dysfonctionnements d’un point de vue organisationnel et stratégique au sein d’une administration communale
Les dysfonctionnements rencontrés sur le lieu de travail sont souvent attribués aux personnes. Or, dans bien des cas, prendre du recul permet de s’apercevoir qu’il ne s’agit pas nécessairement de problèmes d’individus – ou pas seulement - mais plutôt de problèmes liés au système. Ces dysfonctionnements d’ordre organisationnel ou stratégique impactent directement le travail de chacun et les relations entre les collaborateurs. Une réalité pour différentes structures aussi bien privées que publiques.
Aujourd’hui, nous utilisons l’exemple d’un mandat effectué pour une structure publique afin d’illustrer ce cas de figure. Une administration communale typique nous a sollicité après avoir constaté d’importants dysfonctionnements au sein de sa structure. Avant de prendre des mesures, le client souhaitait mieux comprendre la source du problème. Avec le temps, plusieurs symptômes semblaient persister dont notamment :
Une liste de problèmes relativement fréquents et communs à différents types de structures professionnelles. Ces situations sont néfastes mais pas irréversibles : il est possible d’établir un diagnostic permettant de pointer du doigt la réelle cause du problème et prendre des mesures adaptées.
En l’occurrence, dans le cas de notre client, nous avons commencé par réaliser une analyse du point de vue organisationnel et stratégique. Il s’agissait d’une part de comprendre le fonctionnement de la structure à différents niveaux (processus, répartition des tâches, systèmes d’information, système d’évaluation de la performance, etc.) et, d’autre part, de cerner la vision et la mission de l’entité. Notre analyse a permis de mettre en évidence un besoin important d’optimisation des ressources ainsi que la nécessité de disposer d’une stratégie clairement définie permettant de donner du sens aux activités. Comme dans bon nombre de petites structures publiques, les rôles et responsabilités n’étaient pas clairement définis ou compris et il n’y avait pas de vision claire : tout le monde faisait un peu de tout, sans toujours savoir pourquoi.
Suite à notre diagnostic, nous avons élaboré une liste de recommandations. La priorité était de définir clairement les orientations stratégiques à suivre en fonction des objectifs à atteindre et des recommandations formulées. Nous avons ainsi proposé 4 scénarios stratégiques et avons accompagné notre client dans la sélection du plus adéquat.
Au niveau organisationnel, certaines activités et processus devaient être revus. L’un des éléments essentiels à mettre en place concernait la digitalisation. Des investissements modérés permettraient en effet une forte optimisation de certaines activités. La digitalisation des certains aspects clés était donc recommandée.
D’un point de vue plus opérationnel, nous avons également développé un plan d’action visant à lister les principales démarches à effectuer au cours des 12 mois suivants. Et, en complément, notre client a également sollicité notre expertise pour la création des descriptifs de fonctions. Cette activité s’inscrivait dans une transformation de l’organisation afin d’optimiser l’allocation des ressources. Nous avons ainsi évalué les compétences des collaborateurs et redéfini les rôles et les activités de chacun. Cela a permis à notre client de mieux répartir la charge de travail au sein de la structure et de savoir quels types de profils recruter par la suite pour compléter l’équipe existante.
Souvent, dans les structures publiques comme celles de notre client, une réflexion sur l’optimisation de l’organisation est nécessaire : les systèmes d’informations ne sont plus adaptés, les processus n’ont pas évolué et les tâches sont éparpillées. Qui plus est, contrairement à une institution privée qui est généralement guidée par une mission et une vision, dans une structure publique il peut s’avérer compliqué de trouver un sens aux activités quotidiennes et réunir les collaborateurs autour d’une vision commune. Entreprendre cette réflexion dès les premiers signes de dysfonctionnements permet d’éviter une paralysie du fonctionnement.
Faire appel à un acteur externe pour travailler sur ces différents aspects est fortement recommandé. D’une part, les structures publiques sont parfois rigides et conservatrices. Un expert saura alors gérer le changement et le rendre plus facilement acceptable auprès des collaborateurs. D’autre part, par nature, ces mêmes structures peuvent être sujettes aux influences politiques. Ainsi, l’intervention d’un acteur externe permet de palier cela en assurant une démarche neutre, objective et transparente.
