Réaliser un audit organisationnel pour mieux comprendre la répartition de la charge de travail au sein du service
Dans le cas de notre cliente, le départ annoncé de plusieurs personnes au sein d’un service engendrait le besoin de repenser son organisation. Mais, avant d’entamer un quelconque changement, la Directrice de la société souhaitait obtenir une vision globale et objective de la situation organisationnelle du service en question. Elle avait besoin de disposer de données claires, objectives et concrètes pour prendre les meilleures décisions possibles afin de faire évoluer l’organisation.
Notre équipe a été mandatée pour réaliser un audit organisationnel. Notre mission était de réussir à dépeindre une image réelle du travail quotidien effectué dans le service en question.
Autant de questions auxquelles notre analyse allait répondre. L’un des objectifs principaux était notamment de comprendre pourquoi les collaboratrices et collaborateurs estimaient ne pas avoir la capacité d’intégrer de nouvelles activités. Le départ des ressources impliquait en effet de réattribuer certaines tâches. Il était donc indispensable pour notre cliente d’avoir une vision plus claire de la situation organisationnelle afin de savoir dans quelle mesure il était possible d’attribuer ces tâches aux personnes en poste.
Sur la base des cahiers des charges existants, nous avons listé l’ensemble des activités réalisées par le service, incluant celles qui devaient être réattribuées. Nous avons ensuite soumis un questionnaire aux personnes concernées dans le but de récolter des informations concernant le travail réalisé au quotidien. Pour compléter ces questionnaires, nous avons mené des entretiens en profondeur avec chaque membre de l’équipe. Ces entretiens ont permis entre autres de détailler les activités en sous-activités et d'observer pour chaque activité le niveau de maîtrise, de priorité et de saisonnalité . Ils nous ont aussi amené à mieux connaître les outils et méthodes utilisés, les processus existants et finalement les points forts et les améliorations potentielles perçues par les collaboratrices et collaborateurs.
Cette récolte de données nous a permis de réaliser des analyses à différents niveaux :
Nous avons livré à notre cliente un rapport synthétisant l’ensemble de nos analyses afin qu’elle dispose d’une vision globale sur le fonctionnement (et les dysfonctionnements) de l’organisation. En l’occurrence, plusieurs constats ont pu être dégagés :
Notre rapport de synthèse constituait un support essentiel pour la prise de décision et mettait en évidence des recommandations ainsi que des axes de développement pour renforcer l’organisation, optimiser la répartition des activités et améliorer le travail des collaboratrices et collaborateurs au quotidien. Il a permis à notre cliente de mieux réorganiser le travail suite au départ planifié de certaines personnes.
Notre outil d’audit est adapté aussi bien pour l’analyse de grandes structures que celles de petites équipes comme c’est le cas ici.
L’un des points forts de notre méthode est d’impliquer les personnes concernées dans la démarche. Cela nous permet d’une part d’obtenir des données réelles et significatives et d’autre part d’aider les collaboratrices et collaborateurs à prendre davantage conscience de l’impact de leur activité et de l’importance leur rôle au sein de l’organisation.
Enfin, le fait d’intégrer les personnes concernées s’inscrit dans le processus de gestion du changement : c’est un moyen de les faire participer au changement plutôt que de le leur imposer. Un élément essentiel pour faciliter le succès d’une transformation organisationnelle.
