Imaginer et formaliser le design organisationnel d’un département d’une entreprise parapublique à partir des constats d’un audit organisationnel réalisé en amont
Lors de la première phase de notre mandat, nous avions effectué un audit organisationnel pour un département d’une entreprise parapublique. Cette première mission est présentée en détail dans une autre étude de cas disponible ici. L’audit organisationnel réalisé avait notamment permis de mettre en lumière les forces et les faiblesses organisationnelles du département en question grâce à une analyse approfondie de son fonctionnement.
La Direction nous posait alors une question bien légitime :
« Comment, concrètement, valoriser et optimiser les ressources et les compétences de l’équipe en place ? »
Sur la base de notre analyse et des recommandations formulées lors de l’audit, nous avons guidé notre client vers une solution adaptée à son entreprise, ses contraintes et son contexte, grâce au design organisationnel.
Travailler efficacement en équipe est un art. S’il est vrai que chaque personne apporte ses compétences et son énergie au bon déroulement de chaque tâche, pour éviter les redondances, les délais qui s’allongent et les imbroglios dus à un mauvais partage des informations, il est essentiel de s’appuyer sur une organisation bien définie et structurée.
Savoir qui fait quoi et quand, communiquer les informations de manière fluide et homogène, avoir connaissance des processus et des tâches : tout ce qui facilite le travail au niveau individuel devient crucial lorsqu’il s’agit de la dynamique d'ensemble d’une organisation. Le design organisationnel est certainement le meilleur moyen de formaliser l’organisation la plus adaptée afin d’optimiser le fonctionnement d’un département ou d’une entreprise.
À ce stade de la mission, notre rôle était de proposer différents scénarios possibles pour la transformation du département en question. Il s’agissait ici de prendre en compte les facteurs humains, les compétences liées aux différentes tâches mais aussi les questions de coût et de management. La création d’un design organisationnel allait également s’appuyer sur les éléments clés de l’analyse réalisée dans la phase d’audit.
Repenser les rôles, intégrer les compétences existantes, structurer les processus, optimiser la circulation d’information : ce sont quelques-uns des défis rencontrés lorsque l’on remodèle une structure organisationnelle.
Parce qu’au final, ce sont les dirigeant·e·s de l’entreprise qui mènent et pérennisent le changement, il était primordial qu’ils et elles puissent participer à l’élaboration du nouveau design organisationnel. Des ateliers collaboratifs ont donc été organisés avec notre équipe et celle de notre client.
L’objectif de ces workshops était avant tout de définir et de formaliser le meilleur design organisationnel possible pour l’entreprise. En partant de différents scénarios imaginés, chaque workshop a constitué une étape permettant d’affiner les solutions pour aboutir à un design détaillé et véritablement adapté à l’activité du département. Cette approche collaborative était selon nous fondamentale pour l’implémentation d’une nouvelle organisation. En effet, plus une solution intègre les contributions des personnes concernées et est adaptée à leur contexte au moment clé, plus elle sera opérationnelle.
Six mois se sont écoulés entre le début et la fin du mandat, entre la phase d’audit, la phase de design organisationnel et l’amorce de la mise en œuvre des solutions choisies. Le changement prend du temps, et ce, d’autant plus lorsqu’il s’agit de rassembler autour de ce processus toutes les personnes actives dans le département.
Or, le facteur humain est la composante essentielle du changement. C’est pourquoi nous avons intégré l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs aux différentes phases du mandat. Chaque voix a ainsi été entendue, invitant l’ensemble des personnes concernées à s’impliquer dans le projet de transformation à venir. Quant aux dirigeant·e·s, ils et elles ont également contribué aux solutions imaginées en participant à la phase d’idéation, d’évaluation des propositions et de finalisation du design organisationnel retenu.
Outre un nouveau design organisationnel clair et formalisé, c’est donc aussi cette dimension collaborative et des échanges réguliers sur l’avancement du projet qui ont permis à ce département de pouvoir s’orienter vers une organisation plus efficiente.
En tant qu’élément externe à la structure auditée, nous étions l'œil neutre et expérimenté à même de proposer une analyse objective, confidentielle et exhaustive de la situation. La logique analytique et conceptuelle de l’audit et du design organisationnel doit toutefois pouvoir être accompagnée d’une forte dimension humaine pour permettre une transformation sereine.
En travaillant de manière collaborative avec notre client nous avons permis à un grand nombre de personnes de se joindre au projet de transformation. De cette manière, nous avons pu anticiper et faciliter la gestion du changement tout au long de notre mandat, et nous assurer que la solution développée soit réellement adaptée.
