Accompagner une fondation dans un projet de digitalisation de l’une de ses activités clés
Adaptés et correctement implémentés, les outils digitaux peuvent permettre de faciliter le déroulement des activités, centraliser l’information, simplifier et formaliser certains processus de travail, notamment.
Néanmoins, choisir le bon outil n’est pas chose aisée. Il est indispensable de bien identifier les besoins métiers auxquels il doit répondre et de définir l’ensemble les fonctionnalités nécessaires. Puis, il convient d’évaluer les meilleures solutions parmi celles existantes sur le marché. Parfois, selon les ressources et les besoins, il s'agira même de faire développer un outil sur mesure qui puisse répondre pleinement aux besoins de l’entreprise.
L’un de nos clients, a souhaité notre aide pour l’accompagner dans sa démarche de digitalisation. Au fil du temps, les activités s’étaient développées et complexifiées, et l’organisation comptait désormais une septantaine de collaboratrices et collaborateurs réparti·e·s dans plusieurs entités à travers le pays. Les modes de travail au sein de l’organisation n’avaient quant à eux que peu évolué. En particulier, la Direction de la fondation avait constaté que l’une de ses activités clés pourrait être fortement optimisée grâce à l’utilisation d’une solution digitale appropriée.
Dans cette perspective, un projet avait été lancé en interne et une équipe dédiée avait été créée. Toutefois, le niveau de complexité de la tâche et le manque de compétences spécifiques au sein de l’organisation entravait le déroulement du projet. C’est dans ce contexte que nous avons été sollicité·e·s.
Le projet lancé par la fondation était structuré en plusieurs grandes phases.
Notre mission était d’épauler le chef de projet dans la gestion de projet ainsi que, de manière plus opérationnelle, dans la phase de conception.
Dans cette phase, il s’agissait avant tout de définir les besoins spécifiques de l’organisation. L’objectif était de répondre à la question clé : quelles sont les fonctionnalités dont l’outil doit disposer pour être adapté à l’activité concernée ?
L’activité en question impliquait le travail de plusieurs équipes différentes. Pour définir les fonctionnalités clés du futur outil, il était donc essentiel de bien comprendre qui effectuait quelles tâches, à l’aide de quels outils et par quel processus. Autrement dit, il fallait réaliser une business analyse.
L’équipe de projet en interne ne disposait malheureusement pas des ressources pour réaliser ce type d’analyse. C’est là que notre intervention amenait une réelle valeur ajoutée : notre expérience en business analyse et en transformation digitale ainsi que nos compétences pointues en gestion de projet ont permis de compléter les compétences du chef de projet et de l’équipe en interne.
Nous avons commencé par effectuer une analyse exploratoire pour mieux cerner le fonctionnement de l’organisation et de l’activité concernée. Nous avons réalisé plusieurs séances de travail avec le chef de projet afin de l’aider à bien planifier le projet, définir les étapes clés et les principales activités à réaliser. Dans ce but, nous avons notamment travaillé avec un outil de gestion de projet qui nous permettait de collaborer de manière optimale tout au long de la mission. Puis, nous avons préparé et animé plusieurs workshops afin de de réunir l’équipe de projet et l'aider à identifier l’ensemble des besoins des différents métiers vis-à-vis du nouvel outil.
Notre vision globale de l’organisation ainsi que notre capacité à optimiser les processus de travail nous ont permis de guider les participant·e·s dans leur réflexion et faire ressortir ainsi les besoins de chaque équipe en fonction des différents métiers. Au terme de ces séances de travail, nous avons élaboré des comptes-rendus qui mettaient notamment en évidence les principales propriétés essentielles au futur outil afin que celui-ci puisse répondre aux besoins de l’ensemble des équipes concernées.
Sur la base de nos recommandations, le chef de projet a ensuite réalisé une ébauche de l’architecture de l’outil. Puis, nous l’avons épaulé dans une analyse comparative des outils existants sur le marché. Le but étant de définir s’il existait une solution suffisamment adaptée ou s’il serait nécessaire de développer la solution de A à Z. En l’occurrence, nous n’avons trouvé aucun un outil sur le marché qui puisse réellement répondre aux besoins de l’organisation. Nous avons donc recommandé le développement d’une solution sur mesure auprès d’un acteur externe, expert dans le domaine.
Notre équipe a épaulé le chef de projet dans la réalisation d’un cahier des charges à destination des développeurs. Le document présentait de manière détaillée les besoins de l’outil en termes d'architecture et de spécificités techniques.
La seconde phase – phase de réalisation - était donc amorcée et le projet était dès lors réellement lancé.
Mettre en place de nouveaux outils pour optimiser les activités révolutionne le fonctionnement et la performance des organisations, dans tous les domaines confondus. Néanmoins, cette digitalisation nécessite un travail en amont afin que les outils sélectionnés et implémentés soient réellement adaptés à la réalité de l'organisation. Dans ce contexte, une business analyse est un excellent moyen d'amorcer le projet : elle permet d'obtenir une vision globale des activités et des processus. Un élément indispensable pour choisir le bon outil.
