Accompagner l’équipe administrative dans la mise en place et la réalisation d’entretiens de départ structurés et professionnalisés
Alors que de nombreuses organisations accordent une attention particulière au processus d'intégration de nouveaux collaboratrices et collaborateurs (onboarding), il est tout aussi important de ne pas négliger l'autre extrémité du spectre de gestion des ressources humaines (RH), à savoir, le processus de départ (outboarding).
Dans cette étude de cas, nous présentons la situation d’une entreprise privée employant près de 300 personnes. Malgré son succès et sa croissance, cette entreprise n’avait pas mis en place un département dédié à la gestion des ressources humaines. Les activités RH étaient principalement réalisées par l’équipe administrative qui, bien que dévouée, ne disposait pas de toutes les compétences et ressources nécessaires. Il existait donc certaines lacunes et, de manière générale, un manque de formalisation. L'absence de processus structurés pour les départs des employé·e·s était l'un des nombreux défis auxquels l’organisation était confrontée.
C'est dans ce contexte que l’équipe de M&BD a été sollicitée pour apporter un soutien à l'entreprise dans la réalisation de plusieurs entretiens de départ. En tant que cabinet de conseil généraliste, nous avions déjà collaboré avec ce client par le passé pour différents types mandats et, au fil du temps, une relation de confiance s’est établie. Pour réaliser cette mission, notre client a fait appel à nous pour notre expertise mais aussi pour notre compréhension des enjeux auxquels il était confronté, notre sens la discrétion et nos compétences relationnelles.
Dans le processus d’outboarding d’un·e employé·e, l’entretien de départ constitue une étape importante. Bien réalisé, il offre une occasion précieuse d'obtenir des informations et des feedbacks constructifs de la part des employé·e·s qui quittent l'organisation.
En mettant en place un cadre dans lequel les employ·é·s sortant·e·s peuvent s'exprimer sur leur expérience, leurs motifs de départ (dans le cas d’une démission) et leurs suggestions d'amélioration, ces échanges permettent à l'entreprise de tirer des enseignements afin de renforcer sa culture d'entreprise, améliorer ses processus internes, favoriser la rétention de ses talents et éviter la répétition d’éventuels problèmes. Ces entretiens contribuent par ailleurs à préserver la relation de l'entreprise avec les ancien·ne·s employé·e·s et les garder ainsi dans son réseau.
Dans le cas de licenciements, les entretiens de départ sont particulièrement importants puisqu’ils peuvent aider à atténuer les tensions et préserver la dignité de l'employé·e concerné·e. Ils offrent aux personnes la possibilité de s'exprimer, de poser des questions et d'obtenir des éclaircissements sur les raisons de leur licenciement. Il permet également à l'entreprise de communiquer clairement les décisions prises, de fournir des informations sur les prochaines étapes et de souligner les ressources disponibles pour soutenir la transition du salarié.
Conscient de ces différents éléments, l’un de nos experts est intervenu auprès de notre client afin de l’épauler dans la création d’un canevas sur mesure pour guider les entretiens de départ. Cet outil a permis à notre client de faciliter et professionnaliser le processus et de mener des entretiens de départ réellement qualitatifs. Notre expert a également organisé et réalisé une dizaine d’entretiens de départ sur une période de 12 mois. Dans le cadre de ce processus, il a aussi élaboré les comptes-rendus de ces entretiens.
Parmi les entretiens réalisés, plusieurs concernaient des personnes qui occupaient des postes clés ou qui avaient travaillé de nombreuses années au sein de l’organisation. Ces personnes étaient émotionnellement impliquées dans la vie de cette entreprise, marquée par une culture très familiale. Dans ces cas particuliers, déléguer les entretiens de départs à un intervenant externe permettait de faciliter le processus et d’obtenir des informations de manière objective en réduisant d’impact émotionnel.
L’analyse des différents comptes-rendus des entretiens a permis de dégager plusieurs tendances ainsi que des axes d’amélioration sur lesquels l’entreprise allait pouvoir travailler. Par exemple :
Au terme de cette période de 12 mois, notre client disposait d’un document de référence pour guider les futurs entretiens et en réaliser les comptes-rendus. En lui fournissant aussi des insights sur les déroulements des entretiens menés, il avait en main les outils pour réaliser ces échanges de manière optimale afin d’en tirer le plus d’éléments constructifs possibles.
En menant ces entretiens de départ avec empathie, neutralité et professionnalisme, nous avons aidé notre client à tirer des enseignements suite aux démissions et à gérer les licenciements de manière respectueuse. Notre point de vue externe était une qualité particulièrement appréciée puisqu’elle a permis de poser un regard objectif sur les différentes situations.
Au-delà des avantages des entretiens de départ, il est intéressant de garder à l’esprit que, de manière générale, un processus d’outboarding structuré et systématique peut s’inscrire comme un instrument de mesure : il permet de collecter des informations précieuses qui peuvent être analysées et comparées dans le temps.
