Soutenir la task force d’un département d’une administration publique dans la mise en place d’une organisation de crise
Les périodes de crise sont souvent synonymes de perturbations au niveau organisationnel. La situation du COVID-19 en est un bon exemple : les événements imprévus ont fortement perturbé le fonctionnement régulier des organisations et ont entravé les processus décisionnels alors que la situation exceptionnelle donnait lieu à des questions inédites qui nécessitaient des réponses rapides et efficaces.
La préparation préalable à la gestion de crise revêt ainsi une importance capitale. La mise en place d’un plan d’action approprié permet de mieux gérer les situations de crise, d’anticiper l’impact de la crise sur les activités menées au sein de l’organisation, de réagir rapidement tout en respectant les exigences légales et d’éviter certains dommages collatéraux.
Dans cette perspective, l’état-major d’un département a sollicité l’aide de nos expert·e·s. Conscient·e·s de la nécessité d’une gestion de crise efficace, les dirigeant·e·s de ce département ont constitué une task force composée de représentant·e·s de départements clés. Cette équipe avait pour mission d'établir une organisation de crise pouvant être déployée dans le cas d’une crise climatique.
Fort de notre expérience en gestion de projet et en gestion de crise et, en tant qu'acteur externe collaborant fréquemment avec des entités publiques, nous avons été mandatés pour appuyer cette équipe dans son travail et répondre aux impératifs de délais particulièrement contraignants.
Notre mission consistait à accompagner la task force dans son projet de gestion de crise et concevoir un modèle répondant aux questions fondamentales en cas de crise :
Pour parvenir à des solutions pragmatiques, nous avons réalisé l'exercice sur la base d’un scénario de crise réel.
Pour nous faire une idée claire des impacts d’une crise climatique sur l’organisation de notre client, nous avons récolté des informations grâce à plusieurs méthodes. Nous avons notamment recueilli des informations auprès des membres de la task force et avons mené des entretiens sur le terrain avec les acteurs clés travaillant dans les services les plus susceptibles d'être impactés. Notre équipe a également réalisé des recherches permettant d’identifier les bonnes pratiques dans ce type de situation, dans divers secteurs.
En collaboration étroite avec la task force, en tenant compte du contexte spécifique de la crise envisagée et en nous inspirant des meilleures pratiques, nous avons élaboré un modèle comprenant trois volets principaux :
Pour réaliser ce mandat, notre équipe a rencontré à plusieurs reprises la task force dans le cadre de séances de travail, notamment, afin de valider les étapes et faire avancer le projet. Notre objectif était de prendre en compte l’ensemble des insights pour concevoir une solution vraiment adaptée à la réalité des départements concernés.
À l’issue de notre collaboration, notre client disposait d'un outil concret et opérationnel pour gérer efficacement une crise climatique. Par ailleurs la solution proposée était suffisamment flexible pour être adaptée à différents scénarios de crise.
Notre intervention auprès de cette administration publique a permis de mettre en place une organisation de gestion de crise robuste et réactive. En combinant une approche pragmatique, une collaboration étroite et une expertise approfondie, nous avons fourni à notre client les outils nécessaires pour faire face aux défis imprévus et assurer la continuité de ses activités, même dans les périodes les plus critiques.
