Faire le point sur la structure organisationnelle d’un département en proie à des difficultés récurrentes
Une entreprise publique rencontrait des difficultés dans l’un de ses départements : dysfonctionnements, retards, interactions difficiles… Pour l’équipe dirigeante, les voyants étaient au rouge et il était temps de passer à l’action. Dans ce type de problématique, les signes de dysfonctionnement sont clairs mais il est généralement difficile de remonter à leur source. C’est pour cette raison que les dirigeants du département en question ont fait appel à nous. À travers une approche collaborative, nous avons proposé notre aide en deux phases. Dans un premier temps, un audit organisationnel allait nous permettre de réaliser une cartographie du département à l’instant t afin de mieux comprendre son fonctionnement, identifier les points de frictions et formuler des recommandations. Ensuite, une phase de design organisationnel allait nous permettre de concevoir, tester et mettre en œuvre les solutions recommandées.
Les paragraphes qui suivent se focalisent sur la première partie du mandat, destinée à la réalisation de l’Audit organisationnel. Dans le cadre cette mission, une analyse neutre et détaillée du fonctionnement global du département s'avérait nécessaire. Grâce à notre Audit Organisation publique M&BD Ⓒ nous avons pu faire le point sur l’ensemble de ce département d’un point de vue organisationnel.
La réalisation de l’audit s’est déroulée en plusieurs étapes. La première nous a permis de prendre le poul du département en récoltant un maximum d’informations. Nous avons tout d'abord pris en compte l’ensemble des documents et processus formalisés à disposition (descriptifs de fonctions, plannings, marches à suivre, procédures, etc.).
Les documents écrits offrant une vision limitée, nous avons complété les informations recueillies avec une approche qualitative : un questionnaire composé de questions ouvertes et fermées a été soumis aux personnes travaillant dans le département en question. Nous avons également procédé à des entretiens individuels avec ces personnes. Enfin, notre équipe a organisé et animé des workshops collaboratifs avec des responsables et décideurs. La dynamique de groupe caractéristique de ce type d’ateliers a permis de faire ressortir des éléments intéressants sur lesquels porter notre attention dans le processus d’analyse qui allait suivre.
L’analyse des informations collectées repose sur l’exhaustivité du processus d’audit. Nous avons couvert le maximum d’axes d’analyse afin d’obtenir une image globale de l’organisation et du fonctionnement du département. Notre méthodologie nous a permis de présenter un état des lieux détaillé des systèmes d’information, de la structure organisationnelle, des rôles et responsabilités, des processus ainsi que des activités.
Une fois que les informations récoltées ont été rationalisées, il s’agissait d'analyser les données. La comparaison des résultat obtenus avec un idéal vers lequel tendre nous a permis d'obtenir des mesures d’écarts et d’identifier les dysfonctionnements du département. En discernant les points forts et les faiblesses de cette structure nous étions alors capables de mettre en évidence les potentiels d’amélioration.
L’audit organisationnel réalisé au sein de ce département a révélé les différents points de friction qui avaient mené aux difficultés vécues par notre client. Par exemple :
Nos recommandations pour pallier les différentes difficultés rencontrées sont venues clôturer le processus d’audit. Un rapport complet et détaillé ainsi qu’une présentation officielle des résultats aux différentes parties prenantes ont été réalisés.
Bien souvent, dans un cas comme celui-ci, le département qui n’arrive pas à optimiser son potentiel souffre de problèmes d’organisation. Au-delà des difficultés constatées par l’entreprise, une analyse détaillée de la situation allait permettre au département de percevoir comment reprendre le contrôle de son mode de fonctionnement et ainsi, de profiter pleinement des compétences de chacun·e.
Notre méthodologie et notre expérience nous ont permis de présenter une vision claire et objective du fonctionnement du département audité à notre client. De plus, notre approche collaborative, incluant chaque personne concernée dans la récolte de données, a permis de faciliter l’étape suivante de ce mandat qui concerne la recherche et la mise en place de solutions.
